Betreuungsanträge koordinieren

Anleitung für private Erhalter und Betriebseinrichtungen

Welche Datensätze sehe ich? Erklärung zum Dashboard

Welche Datensätze sehe ich?

Ab Februar sind für dich alle Anmeldungen zu sehen, bei denen im Betreuungsantrag folgendes zutrifft:

• "Anmeldung für eine private oder betriebliche Einrichtung" wurde ausgewählt, und
• deine Einrichtung ist "Wunscheinrichtung 1"

oder:

• "Anmeldung für eine private oder betriebliche Einrichtung" wurde ausgewählt, und
• deine Einrichtung ist "Wunscheinrichtung 2" und
• "Wunscheinrichtung 1" hat den Antrag abgelehnt.
  In diesem Fall wird dir dieser Antrag automatisch zugeordnet.

oder:

• Ein anderer Erhalter hat dir den Betreuungsantrag zugeteilt.

Anmeldungen, bei denen deine Einrichtung zwar als "Wunscheinrichtung 1" eingetragen, aber "Anmeldung über die Hauptwohnsitzgemeinde" ausgewählt wurde, siehst du erst dann, wenn die Hauptwohnsitzgemeinde dir diesen Antrag zugeordnet hat.

Erklärung zum Dashboard

Nutze die Filterfunktion, um dir einen Überblick der Anmeldungen zu verschaffen. 

Nutze die Sortierfunktion durch Klick auf die Spaltenüberschriften (Reihung, Name ...), um die Datensätze zu sortieren. Mehrmaliges Klicken dreht die Reihenfolge um.

Spalten von links nach rechts

Von Extern
Hier siehst du das Pfeile-Symbol  bei Anmeldungen, die dir von einem anderen Erhalter zugeteilt wurden.

Fristgerecht
Eine Sanduhrzeigt dir die Anmeldungen an, die erst nach dem 31. Januar bei dir eingehen. Diese nicht-fristgerechten Anmeldungen werden NACH den fristgerecht eingelangten Anmeldungen bearbeitet.

Fortsetzung
Scheint bei einer Anmeldung ein grüner Hakenauf, dann handelt es sich um ein Kind, welches bereits in der ausgewählten Einrichtung in Betreuung ist. Dieses Kind musst du ungeachtet der Reihungspunkte in der TVK auf "Angenommen" setzen.
Bei Kindern mit dem roten Symbolhandelt es sich um Neuanmeldungen, die den Reihungskriterien unterliegen.

Reihung
Anhand der Eingaben der Eltern ergeben sich die Punkte der Reihung. Nutze die Sortierfunktion, um nach der Höhe der Reihungspunkte zu sortieren. Informationen zum Punktesystem findest du bei den FAQ unter "Rechtliches" (oder gib einfach in die Stichwortsuche "punkte" ein).

Name
Die Datensätze sind nach Nachname der Kinder alphabetisch geordnet, sofern kein Filter und/oder keine Sortierung gesetzt ist.

Geburtsdatum Stichtagsalter
Alter zum Stichtag 1. September. Bei sehr jungen Kindern wird das Alter in Monaten angegeben.

Einrichtung
Hier erkennst du, für welche Einrichtungart das Kind gemeldet wurde.

Zuständiger Erhalter
Bei Anmeldung über "Öffentliche Einrichtung" ist hier die Hauptwohnsitzgemeinde (HWS) des Kindes als zuständiger Erhalter hinterlegt. Die HWS-Gemeinde bleibt auch für Kinder, die extern zugeteilt wurden (an private Einrichtung oder andere Gemeinde) der zuständige Erhalter und ist dafür verantwortlich, die Datensätze schlussendlich anzunehmen.

Bei Anmeldung über "Privat" steht hier der private Erhalter. Lehnen die privaten Wunscheineinrichtungen 1 und 2 ab, wird die Anmeldung der Hauptwohnsitzgemeinde zugeordnet.

Status
In dieser Spalte hast du einen Überblick über den aktuellen Status der Anmeldung. Jede Statusänderung löst ein automatisch generiertes E-Mail an die erziehungsberechtigte Person Nummer 1 aus.
Alle möglichen E-Mail Texte findest du bei den FAQ unter dem Punkt FRIDA (oder gib einfach in die Stichwortsuche "mail benachrichtigungen" ein).
Interne und externe Zuteilungen lösen keine automatisierte E-Mails an die Erziehungsberechtigten aus.

Der Status kann nur vom Erhalter durch seine Bearbeitung geändert werden.

Wenn du bei einer Anmeldung "Ablehnen" auswählst, dann verschwindet diese Anmeldung aus deiner Übersicht und wird der Wunscheinrichtung 2, bzw. falls keine solche angegeben wurde, dem öffentlichen Erhalter zugeordnet.

Folgende Status sind möglich:

• Status "Eingebracht"
  Alle Anmeldungen sind bis zum 31. Jänner im Status "eingebracht". Danach werden sie automatisch auf "In Bearbeitung" gesetzt.
  Anmeldungen, die nach der Anmeldefrist eingebracht wurden, werden ab Feber als "Eingebracht" angezeigt.
• Status "In Bearbeitung"
  Mit 1. Feber werden alle Datensätze automatisch auf "In Bearbeitung" gesetzt. Es ergeht ein automatisiertes E-Mail an den EZB Nr. 1, dass die Anmeldung vom entsprechenden Erhalter bearbeitet wird..
• Status "Angenommen"
  Anmeldungen, bei denen du auf "Annehmen" geklickt hast.
• Status "Storniert"
  Stornierung bedeutet, die Eltern ziehen die Anmeldung zurück und verzichten auf den Betreuungsplatz. Storniere den Antrag nur, wenn du dir wirklich sicher bist, dass das von den EZB so gewünscht ist.

Prüfung
In der TVK hast du als Erhalter und Leitung die Möglichkeit, die einzelnen Anmeldungen zu prüfen. Ihr könnt das machen, müsst es aber nicht.

Es gibt drei Optionen: ungeprüft, Prüfung ok und Prüfung fehlerhaft.

Zuteilungen
Hast du die Anmeldung intern, also einer deiner Einrichtungen zugeteilt, dann wird das durch das Kind-Symbol in der Tabelle dargestellt.

Hast du eine Anmeldung von einem anderen Erhalter zugeteilt bekommen, dann erkennst du das am Symbol des Aktenkoffers.

Die weiteren Bearbeitungsschritte der Zuteilungen werden auch hier dargestellt. Wird die Zuteilung angenommen, dann erscheint ein grüner Punkt, wird sie abgelehnt, ein roter. Gibt es mehrere Zuteilungen, dann stellt sich der gesamte Prozess durch mehrere Symbole in dieser Spalte dar.

Weitere Angaben
Hier hast du einen Überblick über die Informationen, die die EZB in der Anmeldung notiert haben, zum Thema Gesundheit bzw. dem Betreuungsausmaß.

Weitere Infos folgen demnächst. Wir arbeiten daran.