Kinder eingeben

Voraussetzung zum Eingeben der Kinder ist, dass vorher die Gruppe(n) unter dem Menüpunkt "Gruppen" angelegt wurde(n).

Zum Eingeben der Kinder gibt es vier Möglichkeiten, wovon wir hier nur die ersten drei behandeln:

a) Kinder importieren, die schon im KIBET System sind
b) Anmeldungen aus der TVK importieren
c) Kinder manuell eingeben
d) XML bzw. JSON-Datei hochladen (betrifft nur Einrichtungen mit Verwaltungssystem + Schnittstelle zu KIBET)

Vorgehensweise

• Importiere zuerst alle Kinder, die schon im System sind.
  Das sind z.B. Kinder, die ihr schon letztes Jahr betreut habt oder die eine andere Einrichtung desselben Erhalters besucht haben.
• Importiere dann alle neuen Anmeldungen aus der TVK.
  Das geht nur für Anmeldungen, die deiner Einrichtung zugeteilt worden sind.
• Füge danach die fehlenden Kinder manuell hinzu.
  Falls noch welche fehlen
• Leite die Datensätze erst dann weiter, wenn sicher ist, dass alle angelegten Kinder auch wirklich in deiner Einrichtung sind.

a) Kinder importieren

Es können nur Kinder von Einrichtungen des selben Erhalters importiert werden. Zum Beispiel kann ein Kindergarten Kinder vom Vorjahr aus Kindergarten oder Kinderkrippe importieren.

• Klicke unter dem Menüpunkt "Kinder" rechts oben auf "Neu".
• Wähle "Kinder anlegen"
• Wähle die Gruppe aus, in die du die Kinder importieren möchtest. Falls du in deiner Einrichtung nur eine Gruppe hast, ist diese schon vorausgewählt.
• Klicke auf "Kinder suchen".
• Nun kannst du filtern, nach welchen Bedingungen die Kinder gesucht werden. Zum Beispiel nach dem Alter, das die Kinder zum 1. September des aktuellen Betreuungsjahres haben. Du kannst hier nichts falsch machen, probiere einfach!
• Klicke auf "Suchen".
• Nun siehst du eine Liste mit den gefundenen Kindern. Diese Liste hat eventuell mehrere Seiten, durch die du Blättern kannst: Kinder, die im Altersbereich deiner Einrichtung liegen, haben einen grünen Haken:
• Hake nun alle Kinder an, die du in die vorher gewählte Gruppe importieren möchtest.
• Klicke auf "Übernehmen".
• Klicke dich durch die einzelnen Bereiche ("Stammdaten", "Angaben zum Betreuungsjahr", "Übersicht") und korrigiere gegebenenfalls Daten bzw. fülle fehlende Felder aus.
• Auf der Übersichtsseite klicke auf "Fertigstellen".
• Du kannst das Importieren von Kindern wiederholen, falls dir noch welche fehlen, die schon im System sind.

b) Anmeldungen aus der TVK in die KIBET Anwendung übernehmen

Sowohl Personen mit Erhalterrolle als auch Personen mit Leitungsrolle in der TVK können über die Funktion „KIBET Import Vorbefüllen“ die Daten der vorliegenden Anmeldungen in die KIBET Anwendung übertragen.

Wichtig: Eine Übertragung ist nur möglich, wenn die Anmeldung bei der Platzvergabe in der TVK bereits einer konkreten Einrichtung zugeteilt wurde. Eine Anmeldung mit dem Status „Angenommen“, aber ohne konkrete Zuteilung, reicht dafür nicht aus.

Für Anmeldungen, die ohne Zuteilungsprozess angenommen wurden, kann der Erhalter dir die Daten als Excel-Datei geben, und du musst sie dann manuell eingeben.

Schritt 1: Daten aus der TVK übertragen

• Wähle “KIBET Import vorbefüllen” aus (das können Erhalter und Leitungen machen).
• Wähle die entsprechende Einrichtung aus, für die du Kinder aus TVK exportieren möchtest.
  Die Anzahl der zugeteilten Kinder erscheint in der Meldeoperation.
• Klicke auf "Exportieren".

Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden, sollten z.B. unterjährig neue Kinder über FRIDA angemeldet werden.

Schritt 2: Übertragene Daten in KIBET abrufen

• Wähle das kommende Betreuungsjahr.
• Klicke auf “Kinder” → “Neu” → “Datei hochladen”.
• Es erscheint die Info: “Es wurden Kinder aus dem Vorsystem hochgeladen”.
• Den Bereich "Dateien auswählen" bitte ignorieren und auf "Weiter" klicken.
  
• Wähle die Gruppe aus, in die du die Kinder importieren möchtest. Falls du in deiner Einrichtung nur eine Gruppe hast, ist diese schon vorausgewählt.

• Du kannst nun entweder alle Kinder auf einmal übernehmen, indem du auf den Doppelpfeil klickst, oder einzelne Kinder auswählen und importieren. Markiere dazu die gewünschten Kinder per Klick und verschiebe sie anschließend mit dem einfachen Pfeil nach rechts.

  Mehrere Kinder kannst du gleichzeitig auswählen, indem du die Strg-Taste (Windows) bzw. cmd ⌘ (Mac) gedrückt hältst und die gewünschten Kinder nacheinander anklickst.

• Klicke danach auf “Weiter”.

Schritt 3: Fehlende Angaben ergänzen

Nun sind bei den importierten Kindern noch jene Angaben zu ergänzen, die nicht aus der TVK übernommen werden können, zum Beispiel Betreuungszeit, Mittagessen, weitere Angaben, wie Befreiung von der Schulpflicht usw.

c) Kinder manuell eingeben

• Klicke unter dem Menüpunkt "Kinder" rechts oben auf "Neu".
• Wähle "Kinder anlegen"
• Wähle die Gruppe aus, in die du die Kinder eingeben möchtest. Falls du in deiner Einrichtung nur eine Gruppe hast, ist diese schon vorausgewählt.
• Klicke auf "Zeile hinzufügen". Du kannst auch gleich mehrere Zeilen hinzufügen bzw. überflüssige Zeilen wieder löschen.
• Klicke dich durch die einzelnen Bereiche ("Stammdaten", "Angaben zum Betreuungsjahr", "Übersicht") und fülle fehlende Felder aus.
• Auf der Übersichtsseite klicke auf "Fertigstellen".

Du kannst das beliebig oft wiederholen. Gespeicherte Datensätze bleiben bestehen.

Information zu "Häuslicher Unterricht" und "Frühchenparagraph"

Das betrifft nur Kindergärten und scheint auch nur bei diesen auf. Dabei handelt es sich um Kinder, die noch ein weiteres Jahr im Kindergarten bleiben, obwohl sie das schulpflichtige Alter erreicht haben.

Anz. Kinder gemäß §11 Abs.2 Schulpflichtgesetz 1985 i.d.g.F. ("Häuslicher Unterricht")

Hier einen Haken setzen, wenn das Kind eigentlich schulpflichtig wäre, aber noch ein weiteres Jahr den Kindergarten besucht.

Es ist kein Ansuchen um Alterserweiterung nötig. (Falls allerdings wegen anderen Kindern ein Ansuchen um Alterserweiterung gestellt wird, müssen die Kinder im häuslichen Unterricht dort bei den 6- bis 10-Jährigen eingetragen werden.)

Anz. Kinder gemäß §2 Abs.2 Schulpflichtgesetz 1985 i.d.g.F.  ("Frühchenparagraph")

Bei Kindern, deren Geburt vor dem gemäß dem Mutter-Kind-Pass festgestellten Geburtstermin erfolgte, kann auf Wunsch der Erziehungsberechtigten der errechnete Geburtstermin statt des reellen Geburtstermins für die Schuleinschreibung herangezogen werden. Diese Kinder können also gegebenenfalls ein Jahr später einschulen.

Es ist bei diesen Kindern kein Ansuchen um Alterserweiterung nötig. (Falls allerdings wegen anderen Kindern ein Ansuchen um Alterserweiterung gestellt wird, müssen die Frühchenparagraph-Kinder dort bei den 6-10 jährigen eingetragen werden.)

c) XML-Datei hochladen

Diese Möglichkeit haben nur Einrichtungen mit einem Verwaltungssystem, das über eine Schnittstelle zur KIBET Anwendung verfügt. Da die entsprechenden Einrichtungen den Umgang damit schon kennen, behandeln wir diese Möglichkeit hier nicht weiter.

Anleitungsvideo

Häufig gestellte Fragen

Lösung nicht dabei?

⇐ Zurück