Anmeldungen verwalten

Anleitung für öffentliche Erhalter / Gemeinden

Wann kann ich starten? Vorgehensweise Eigene Anmeldungen annehmen Zuteilung an externe Erhalter Zugeteilt von externem Erhalter

Start

Die Gemeinden starten üblicherweise erst im März mit der Bearbeitung der Datensätze. Unter folgenden Bedingungen können sie aber auch schon im Feber damit beginnen:

Annehmen von Anmeldungen

• In Gemeinden, in denen sämtliche Kinder mit Hauptwohnsitz der Gemeinde öffentlich angemeldet wurden, kann entsprechend der Reihungskriterien bereits frühzeitig die Platzvergabe erfolgen, da keine zusätzlichen Kinder zu erwarten sind, außer ggf. von externen Gemeinden zugeteilte, aber diese sind den eigenen Kindern nachgereiht.
• Gemeinden, die auch für allfällig von privaten Erhaltern abgelehnte Hauptwohnsitzkinder genügend freie Plätze haben, können bereits frühzeitig mit der Platzvergabe beginnen, da dann nicht die Gefahr besteht, dass ein höher gereihtes Kind keinen Platz erhält.
• Gemeinden können Anmeldungen von Pflichtkindergartenkindern bereits frühzeitig annehmen.

Zuteilen von Betreuungsanträgen

• Gemeinden können Anmeldungen frühzeitig an private Einrichtungen zuteilen, bei denen Eltern bereit sind, den dortigen (höheren) Elternbeitrag zu zahlen und eine direkte Anmeldung nicht über FRIDA/TVK möglich war (z.B. bei Alterserweiterung KK-Kind in KG).
• Gemeinden können Anmeldungen an andere Gemeinden frühzeitig zuteilen, wenn eine Übersiedlung bevorsteht und der Hauptwohnsitz bis zum Start ins neue Kinderbetreuungsjahr geändert wird, sofern beide Gemeinden darüber informiert sind.
• Gemeinden, die keine eigenen Einrichtungen (bzw. keine bestimmten Einrichtungsarten) betreiben, können frühzeitig mit der Zuteilung beginnen.

Empfohlene Vorgehensweise

Empfohlene Vorgehensweise – Download PDF

Ziel ist es, alle Anmeldungen im Menüpunkt „Angenommen“ zu haben.

Reihenfolge der Bearbeitung

• Fortsetzungsmeldungen
• Fristgerechte Anmeldungen, angemeldet über HWS-Gemeinde oder von Privaten abgelehnte Anmeldungen von Kindern, die ihren HWS in der Gemeinde haben (alle nach Reihungspunkten sortiert)
• Von Extern zugewiesene Anmeldungen
• Nicht fristgerechte Anmeldungen

1. Klicke links auf den Menüpunkt „In Bearbeitung – Alle“.

Hier findest du alle Anmeldungen, bei denen du tätig werden musst.

Diese Anmeldungen sind entweder:

• direkt an deine Gemeinde gegangen, oder
• von privaten Erhaltern abgelehnt und dir als HWS-Gemeinde zugeordnet worden, oder
• dir von einer anderen Gemeinde zugeteilt worden.

2. Fortsetzungsmeldungen prüfen und annehmen.

Das sind Kinder, die schon in einer Einrichtung betreut werden und für diese Einrichtung nochmal angemeldet wurden. Sie haben also schon ihren Platz.

Die Kennzeichnung in der TVK als Fortsetzungsmeldung ist nicht ganz zuverlässig, da diese nur auf den Angaben der Erziehungsberechtigten beruht. Meist passt es, aber es können auch Anmeldungen als Fortsetzungsmeldung gekennzeichnet sein, die gar keine sind und andererseits kann bei wirklichen Fortsetzungsmeldungen diese Kennzeichnung fehlen.

Bitte also jeden Antrag diesbezüglich prüfen.

3. Filter setzen – Einrichtungsart

Wenn ihr mehrere Einrichtungsarten habt, kannst du links oben die Anmeldungen nach Einrichtungsart filtern, z. B. zuerst alle Anmeldungen für den Kindergarten.

4. Restliche Filter setzen und nach Reihungspunkten sortieren

Als Nächstes arbeitest du mit den Anmeldungen von Kindern, die den Hauptwohnsitz in eurer Gemeinde haben und die fristgerecht bei euch eingegangen sind.

• Stelle bei „Von Extern“ auf „Nein“.
• Stelle „Fristgerecht“ auf „Ja“.
• Sortiere nach Reihungspunkten, indem du so oft auf die Überschrift „Reihung“ klickst, bis die Punkte von der höchsten bis zur niedrigsten Zahl sortiert sind (1–2 Klicks).

Hinweis: Die Reihungspunkte sind nur relevant, wenn in der Gemeinde nicht genügend Plätze für alle Anmeldungen vorhanden sind bzw. auch bei Vermittlung nicht für alle Anmeldungen ein Platz gefunden werden kann.

5. Starte mit dem Annehmen oder Zuteilen der Anmeldungen

• Ohne Zuteilungsprozess: Anmeldungen prüfen und annehmen, dann weiter zu Punkt 7.
• Mit Zuteilungsprozess: weiter zu Punkt 6.

6. Zuteilungen

• a. Zuteilungen, die von dir selbst oder den Leitungen geprüft und bestätigt wurden:
  Diese Anmeldungen kannst du nun annehmen. Du findest sie unter dem Menüpunkt „In Bearbeitung - Zuteilung Angenommen“.
• b. Zuteilungen, die von den Leitungen abgelehnt wurden:
  Teile diese Anmeldungen einer anderen internen Einrichtung zu oder teile sie nach Absprache einem anderen Erhalter zu.

Sobald Zuteilungen angenommen wurden, kannst du die Anmeldungen endgültig annehmen.

Info: Anmeldungen, die schon angenommen wurden, können nicht mehr zugeteilt werden.

7. Wiederhole ab Punkt 3 mit den anderen Einrichtungsarten, sofern du über mehrere verfügst.

8. Von Extern zugewiesene Anmeldungen

Stelle den Filter bei „Von Extern“ auf „Ja“.

Du kannst die externen Zuteilungen nun deinen internen Einrichtungen weiter zuteilen oder die Zuteilung ablehnen. Bei Annahme der Zuteilung obliegt es der externen HWS-Gemeinde, den letzten Schritt der Annahme der Anmeldung zu setzen.

9. Nicht fristgerechte Anmeldungen unter „Eingebracht“

Entferne alle Filter und schaue in den Menüpunkt „Eingebracht“. Dort findest du alle Anmeldungen, die nach dem 31.01. eingegangen sind.

Wenn du diese Anmeldungen dann bearbeitest, werden sie in den Menüpunkt „In Bearbeitung – Alle“ verschoben, sind aber weiterhin erkennbar durch die Markierung „Sanduhr“ in der Spalte „Fristgerecht“.

Eigene Anmeldungen annehmen – mit oder ohne Zuteilung

"Eigene Anmeldungen" sind alle Anmeldungen, die direkt an die HWS-Gemeinde gingen und Anmeldungen, die automatisch der HWS-Gemeinde zugeordnet wurden, weil private Erhalter sie abgelehnt haben.

Die Zuteilungsfunktion muss nicht genützt werden.

Vorteil ohne Zuteilungsfunktion: Der Erhalter kann schnell die Datensätze annehmen.
Nachteil ohne Zuteilungsfunktion: Die Leitungen können nicht effektiv mitarbeiten. Sie sehen im TVK nicht die ihnen reell zugedachten Kinder, sondern nur jene, bei denen sie als Wunscheinrichtung 1 angegeben wurden. Die konkreten Daten müssen ihnen also vom Erhalter manuell gegeben werden (z.B. Excel).

Anmeldungen annehmen ohne Zuteilung – Download PDF

Anmeldungen annehmen mit Zuteilung – Download PDF

Anmeldungen externen Erhaltern zuteilen

Das ist möglich für alle Anmeldungen, die direkt an die HWS-Gemeinde gingen und für Anmeldungen, die automatisch der HWS-Gemeinde zugeordnet wurden, weil private Erhalter sie abgelehnt haben.

In folgenden Fällen kann es sinnvoll sein, Anmeldungen externen Erhaltern zuzuteilen:

• Es bestehen Absprachen mit anderen Erhaltern, da bestimmte Einrichtungsarten von der Gemeinde nicht selbst betrieben werden (z.B. Kinderkrippe).
• Die von den Erziehungsberechtigten angegebenen Wunscheinrichtungen betreffen andere Erhalter und die HWS-Gemeinde möchte dem Wunsch nachkommen.
• Es kann kein Platz in den eigenen Einrichtungen gefunden werden.

Externe Zuteilungen sind optional und erfordern vorherige Absprachen mit den betroffenen Erhaltern bezüglich eventueller Ausgleichszahlungen und gegebenenfalls auch mit den Erziehungsberechtigten, z.B. wegen eventuell höherer Elternbeiträge.

Bitte beachte, dass du auch bei Bestätigung der Zuteilung der zuständige Erhalter bleibst und im letzten Schritt die Anmeldung annehmen musst.

Anmeldungen externen Erhaltern zuteilen

Zugeteilte Anmeldungen von externen Erhaltern

Zugeteilt von externem Erhalter